Courriels, réunions et suivis assistés par l'IA formations
Objectifs
À la fin de cette formation, vous serez capable de :
- Expliquer ce qu'un agent bureautique peut faire pour améliorer la gestion des courriels, des rencontres et des comptes rendus;
- Créer un agent pour automatiser le tri de vos courriels entrants, préparer des réponses en mode brouillon et préparer des briefing du matin;
- Préparer et conduire une rencontre de façon à ce que le compte rendu automatique soit réellement utilisable;
- Établir les règles d'enregistrement, de conservation et de suppression des rencontres de votre équipe;
- Reconnaître les dérives propres à ces utilisations, leurs causes, et les méthodes pour les prévenir.
Licence : Licence payante
Clientèle cible
Régulier Modules préalables ou équivalent
- COL-101 - Utiliser un assistant d'IA générative en professionnel (requis).
- RSK-101 -Utiliser l'IA de façon responsable et sécuritaire (requis - les apprentissages s’appliquent ensuite à de vrais courriels).
- AGT-201 - Utiliser des agents cowork pour simplifier son quotidien.
Conditions
- Accès aux fonctions d’IA de la suite bureautique de l’organisation (Microsoft 365 ou Google Workspace).
- Les permissions sur les dossiers partagés doivent être vérifiées avant la séance ; un participant dont les droits sont trop restreints ne pourra pas faire les exercices de classement.
Il revient au participant de confirmer, avant la séance, qu'il dispose de la licence, de la version et des accès exigés ci-dessus. Aucun remboursement ne sera accordée en cas d'accès ou de licences manquantes.
Que vais-je apprendre?
- Aperçu du contenu
- Cette formation apprend à reprendre le dessus sur la journée de bureau : courriels, réunions et suivis, avec l’IA déjà dans Outlook, Teams, Gmail ou Drive. On travaille dans Microsoft 365 ou Google Workspace, avec Copilot, ChatGPT, Claude ou Gemini. Si vous êtes gestionnaire, préférez la formation Simplifier son travail de gestionnaire avec l’IA adaptée au travail de gestionnaire.
- Ce qu'un agent Cowork / Work peut faire de vos courriels, de votre calendrier et de vos fichiers;
- Les limites d'un agent bureautique et l'effet de vos permissions sur ce qu'il peut voir;
- Différence entre un agent qui dépose un brouillon et un agent qui envoie lui-même.
- Création d'un agent de tri : règles de classement, catégories, brouillons de réponse, consignes de ton;
- Mise en place d'un briefing du matin : messages arrivés, réponses attendues, échéances du jour;
- Planification des tâches récurrentes : tri quotidien, relances, rapport hebdomadaire;
- Préparation d'une rencontre à partir du dossier, puis conduite avec l'agent facilitateur;
- Défaillances connues des comptes rendus automatiques : consensus apparent, nuances perdues, réunion désordonnée;
- Techniques d'animation qui améliorent le compte rendu : divergence et convergence, décisions nommées, tour de parole;
- Stockage, propriétaire et durée de conservation des enregistrements et des transcriptions;
- Établissement des règles d'enregistrement d'une équipe : ce qu'on enregistre, l'information aux participants, la suppression;
- Dérives fréquentes du tri automatique et des relances, leurs causes et les moyens de les prévenir.
Dates, horaire et déroulement
Séances
Politique d'annulation
Les frais d'inscription seront remboursés en totalité, à condition d'annulation par écrit au minimum 72 heures avant la tenue du cours. Aucun remboursement, qu'il soit total ou partiel, ne sera accordé en-deça de 72 heures avant le début du cours et une fois le cours débuté.
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