Microsoft Outlook : Organisez, gérez et gagnez du temps formations
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Description
Cette formation vous permettra de découvrir comment utiliser le nouvel Outlook pour mieux organiser vos courriels, vos tâches, votre calendrier et vos contacts. Grâce à des méthodes de travail simples et à des fonctionnalités conçues pour réduire les manipulations répétitives, vous apprendrez à centraliser l’information, à mieux gérer vos suivis et à gagner du temps au quotidien.
Objectifs
- Optimiser leur environnement Outlook pour travailler plus efficacement
- Gérer leur boîte de réception de façon structurée et proactive
- Automatiser certaines actions répétitives liées au traitement des courriels
- Organiser et prioriser leurs tâches à l’aide de Microsoft To Do
- Utiliser le calendrier comme outil de planification et de collaboration
- Centraliser les informations utiles liées aux contacts et aux suivis
- Adopter de bonnes pratiques numériques permettant de réduire les interruptions et de gagner du temps
Clientèle cible
Aux utilisatrices et utilisateurs du nouvel Outlook de Microsoft 365 qui désirent mieux exploiter ses fonctionnalités, structurer leur organisation et gagner du temps dans la gestion quotidienne de leurs communications et de leurs suivis.
Formule d'enseignement
En salle
Préalables
Utiliser Outlook de Microsoft 365 comme messagerie électronique.
Que vais-je apprendre?
Introduction – Mieux organiser son temps et son information
- Centraliser les tâches, suivis et rendez-vous au même endroit
- Réduire les interruptions et la dispersion de l’information
- Découvrir quelques bonnes pratiques de gestion du temps
- Comprendre les principales différences entre Outlook classique et le nouvel Outlook
Module 1 : Messagerie (Courriel)
- Personnaliser l’affichage pour travailler plus efficacement
- Organiser, classer et retrouver rapidement les courriels
- Utiliser la boîte de réception prioritaire
- Créer des règles pour automatiser le traitement des messages
- Utiliser les catégories pour faciliter le suivi
- Épingler ou reporter un courriel pour mieux gérer ses priorités
- Utiliser des modèles pour accélérer la rédaction de messages répétitifs
- Utiliser la fonction Balayer pour nettoyer rapidement la boîte de réception
- Créer des étapes rapides pour automatiser certaines actions
- Planifier l’envoi d’un courriel
- Transformer un courriel en tâche ou en réunion
Module 2 : Tâches
- Utiliser Microsoft To Do pour centraliser les tâches et les suivis
- Organiser les tâches à l’aide de listes, catégories et priorités
- Ajouter des échéances, rappels et étapes
- Utiliser Ma journée pour planifier ses priorités
- Créer des tâches périodiques
- Partager des listes et assigner des tâches
- Documenter les tâches afin de regrouper les informations nécessaires au même endroit
Module 3 : Calendrier
- Planifier des blocs de travail avec soi-même
- Vérifier les disponibilités des collègues
- Organiser des réunions et des événements récurrents
- Utiliser les catégories pour structurer son agenda
- Planifier des réunions Microsoft Teams
- Partager son calendrier et gérer les accè
Module 4 : Contacts
- Centraliser les coordonnées professionnelles
- Créer et organiser les contacts
- Utiliser les catégories et les favoris pour faciliter le repérage
- Ajouter des notes afin de conserver les informations utiles
- Créer des groupes de contacts pour accélérer les communications
Qui va m'accompagner?
Pascale Bolduc
Mme Pascale Bolduc est détentrice d’un DEC en Techniques de bureautique et d’un Baccalauréat en administration des affaires. Pendant 15 ans, elle a occupé différents postes d’adjointe administrative (technicienne en administration) au sein de la Fonction publique du Québec. Depuis l’automne 2020, elle enseigne au collégial en administration et en bureautique.
En parallèle, elle réalise des mandats de formation en entreprise afin de répondre aux besoins des employeurs qui désirent rehausser les compétences en bureautique de leurs employées et employés.
Pascale aime s’adapter aux besoins du marché du travail, à la clientèle ainsi qu'aux participantes et participants (formation sur mesure). Elle met beaucoup d’énergie à construire des documents pédagogiques (format pas-à-pas) pour référence ultérieure par les participantes et participants .
Dates, horaire et déroulement
Séances
Groupe du 4 décembre
Groupe du 10 mars
Politique d'annulation
Pour une saine gestion des fonds de perfectionnement du collège, si vous ne pouvez plus assister à la formation, merci de nous en informer à lacime@csfoy.ca au minimum 72 heures ouvrables avant la formation.
Processus d'inscription et logistique de la formation
- Le processus de demande de perfectionnement est identique à celui habituel. Vous devrez remplir votre formulaire de demande de perfectionnement et le transmettre à votre gestionnaire.
Le comité de perfectionnement analysera l’ensemble des demandes et répondra positivement ou négativement à votre demande. - Si la réponse s’avère positive, vous serez alors invité à vous inscrire à la formation. L’inscription s’effectuera sur la plateforme Brio et un lien vers l’inscription vous sera transmis. Nous acceptons les inscriptions jusqu’à 48 heures avant la formation.
- Lors de l’inscription, si le groupe est complet (12 places par groupe), vous serez alors invité à sélectionner une autre date de formation ou à vous inscrire sur la liste d’attente. Nous pourrons alors communiquer avec vous en cas d’annulation et vous serez mis en priorité pour un prochain groupe.
- Une fois votre inscription complétée, vous recevrez un courriel de confirmation automatisé. S’il s’agit de votre première fois sur la plateforme, vous recevrez également un courriel pour activer votre compte Brio et choisir votre mot de passe. N’oubliez pas de vérifier vos courriels indésirables.
- Une semaine avant la formation, vous recevrez un courriel de confirmation mentionnant tous les détails logistiques.
Matériel remis au participant
Par souci écologique, tout le matériel nécessaire à la formation sera remis en format numérique. Le participant pourra l’imprimer avant la formation s’il le désire.
Matériel requis du participant
Pour cette formation, vous aurez besoin de votre ordinateur portable fourni par le Collège. Le local possède des branchements de type « dock station » afin de pouvoir le brancher sur la batterie ainsi qu’un 2e écran. Votre ordinateur doit posséder la prise USB-C prévue à cet effet. De plus, nous vous demandons d’apporter votre téléphone cellulaire afin d’éviter toutes problématiques liées à la double authentification.
Contactez-nous
Vous avez des questions concernant cette formation? Vous ne trouvez pas la formation que vous cherchez? Vous aimeriez adapter l'une de nos formations à vos besoins dans votre entreprise?
